12 Aug

OneDrive-Cloud einrichten und nutzen

OneDrive-Cloud einrichten und nutzen

OneDrive, Dropbox, Google Drive, WeTransfer: Während viele Unternehmen längst auf Cloud-Lösungen setzen, sind Schulen und Bildungseinrichtungen noch vorsichtig. Zu groß ist die Verunsicherung bei Lehrern und Lehrkräften: Sind Dateien in der Cloud wirklich sicher? Kann jeder die Cloud problemlos einrichten und nutzen? Und was ist mit dem leidigen Thema Datenschutz?

Dabei bieten OneDrive & Co. viele Vorteile, die Dir das Leben als Lehrer und Surface-Nutzer einfacher machen:

  • Du kannst Dateien ohne besondere Technik-Kenntnisse in Cloud-Ordnern speichern. So hast Du sie auf verschiedenen Geräten und an jedem Ort zur Verfügung – online und dank Synchronisierung auch offline ohne Internetverbindung.
  • Du kannst Dateien mit wenigen Mausklicks für Kollegen und Schüler freigeben. Du musst sie nicht mehr umständlich per E-Mail oder USB-Stick weitergeben.
  • Wenn Dein Surface-PC kaputt geht oder gestohlen wird, sind Deine gesamten Dateien nicht verloren. Du kannst sie einfach aus der Cloud wiederherstellen.
OneDrive - Grafik
OneDrive-Synchronisierung auf verschiedene Geräte

Ob und wie Du OneDrive als Lehrer nutzen darfst, sollte Dir das zuständige Schul- oder Kultusministerium in Deinem Bundesland sagen können. Unterrichtsmaterial und Informations-Sammlungen würde ich persönlich bedenkenlos in der Cloud speichern. Vor allem „personenbezogene Daten“ gelten aus rechtlicher Sicht oft als problematisch.

Wie Du OneDrive auf Deinem Surface einrichten und im Schulalltag nutzen kannst, erkläre ich Dir in diesem Blog-Artikel.


OneDrive in Windows 10 einrichten

OneDrive ist mittlerweile ein fester Bestandteil von Windows 10 und voll ins Betriebssystem integriert. Du musst also kein zusätzliches Programm installieren, um OneDrive auf Deinem Surface-PC zu nutzen. Vielleicht hast Du Dich bei der Einrichtung von Windows 10 sogar schon für OneDrive angemeldet.

Wenn Du OneDrive noch nicht nutzt, siehst Du im Info-Bereich rechts unten eine durchgestrichene Wolke.

OneDrive im InfoBereich
OneDrive im Info-Bereich von Windows 10

Klicke auf das Symbol, um Dich bei OneDrive anzumelden. Du wirst im neuen Fenster nach einer E-Mail-Adresse gefragt.

Bei OneDrive anmelden
Bei OneDrive anmelden

Beim Einrichten von Windows 10 auf Deinem Surface hast Du vermutlich schon ein Microsoft-Konto angegeben. Der Einfachheit halber empfehle ich Dir, dasselbe Benutzerkonto für OneDrive zu nutzen. So hast Du alle Informationen und Dateien quasi unter einem Dach.

Wo soll Dein OneDrive-Ordner eingerichtet werden? Du kannst jetzt einen Ordner auf der Festplatte bestimmen, an dem die Dateien gespeichert und synchronisiert werden sollen. In der Voreinstellung ist ein Speicherort in Deinem Standard-Benutzerordner eingetragen. Ich gebe stattdessen einen neuen Ordner auf meiner externen Speicherkarte ein, um Speicherplatz auf dem Surface-Tablet zu sparen.

OneDrive - Speicherort festlegen

Wie Du eine MicroSD-Karte als Speichererweiterung für Dein Surface Pro oder Surface Go einrichtest, erkläre ich Dir in einem eigenen Blog-Artikel.

(Wer OneDrive einem Desktop-PC einrichtet, könnte darüber nachdenken, dafür eine eigene Partition, also einen festen Speicherplatz-Abschnitt auf der Festplatte einzurichten.)

Nach ein paar Info-Bildschirmen richtet OneDrive den Cloud-Ordner wie gewünscht für Dich ein. Du kannst den neuen Ordner im letzten Schritt öffnen. Vermutlich ist er bis auf zwei Standard-Ordner und eine allgemeine Kurz-Anleitung noch recht leer.

Neuer OneDrive-Ordner
OneDrive-Ordner – neu erstellt

Wichtige Einstellungen in OneDrive

Bevor Du OneDrive als Cloud-Speicher nutzt, empfehle ich Dir, ein paar Grund-Einstellungen an Deine Bedürfnisse anzupassen. Zu den Einstellungen gelangst Du, wenn Du mit der rechten Maustaste auf das Wolken-Symbol im Info-Bereich klickst.

OneDrive - Einstellungen
OneDrive – Einstellungen
  • Damit Deine Dateien jederzeit synchronisiert werden und auf dem aktuellen Stand sind, sollte OneDrive automatisch starten, sobald Du Dich an Deinem Surface-PC anmeldest.
  • Bei wenig verbleibender Akkulaufzeit schaltet Windows 10 den Stromsparmodus auf Deinem Surface ein. Um Akku zu sparen, ist es sinnvoll, dann auch die automatische Synchronisierung von OneDrive anzuhalten.
  • Mit Benachrichtigungen behältst Du den Überblick über verschiedene Aktivitäten rund um OneDrive. Du erfährst zum Beispiel, wenn andere Personen auf Dateien in Deiner Cloud zugreifen oder wenn viele Dateien auf einmal gelöscht werden. Wenn das ein Versehen war, kannst Du reagieren und die Dateien aus dem Papierkorb wiederherstellen (s.u.).
  • Die Einstellung „Dateien bei Bedarf“ finde ich sehr wichtig. Nur wenn das Häkchen NICHT gesetzt ist, werden Deine OneDrive-Dateien heruntergeladen. Sie sind dann offline auf der Festplatte verfügbar – auch wenn Du zum Beispiel gerade keine Internetverbindung hast.
  • Unter dem Reiter „Konto“ kannst Du noch sehen, wie voll Dein Cloud-Speicher ist und wie viel Speicherplatz Du zur Verfügung hast. Außerdem kannst Du festlegen, dass nur bestimmte Ordner aus OneDrive auf diesem PC verfügbar sein sollen.

OneDrive für Ordner und Dateien nutzen

Der OneDrive-Ordner verhält sich wie alle anderen Ordner auf Deiner Festplatte. Du kannst ihn zum Beispiel über den Windows Explorer öffnen oder alternativ wieder per rechter Maustaste auf das Cloud-Symbol im Info-Bereich.

Du kannst beliebige Dateien in diesen Ordner verschieben oder in eigene Unterordner sortieren. Aus jedem Programm heraus kannst Du Dateien direkt im OneDrive-Ordner erstellen oder speichern. Jede neue Datei wird automatisch erkannt und in die Cloud hochgeladen. Dass die Synchronisierung geklappt hat, erkennst Du am kleinen grünen Pfeil an der jeweiligen Datei.

OneDrive-Ordner mit grünen Häkchen
Snychronisierte Dateien im OneDrive-Ordner

Auf anderen Geräten werden neue Dateien automatisch aus der Cloud heruntergeladen. So hast Du also im OneDrive und auf allen Geräten dieselben Datei-Versionen.

Du kannst auch per Web-Browser auf Deinen OneDrive-Ordner zugreifen – von jedem PC mit Internetverbindung aus. Öffne dazu den Link https://onedrive.com und melde Dich auf der Seite mit Deinem Benutzerkonto an. Schon erscheinen alle hochgeladenen Dateien und Ordner online.

OneDrive im Web
OneDrive im Internet-Browser

An einem fremden PC solltest Du nicht vergessen, Dich danach wieder von der Website abzumelden. Sonst besteht die Gefahr, dass Fremde auf Deinen OneDrive-Ordner zugreifen können.


Weitere Funktionen von OneDrive

Papierkorb in OneDrive

Wenn Du eine Datei aus dem Cloud-Ordner löschst, findest Du sie noch im Papierkorb auf der OneDrive-Website. Von hier aus kannst Du versehentlich gelöschte Dateien wiederherstellen – oder den Papierkorb leeren und damit alle Dateien endgültig löschen.

Dateien mit anderen Personen teilen

Du musst Dateien nicht mehr per E-Mail verschicken oder per USB-Stick weitergeben. Mit OneDrive kannst Du Dokumente, Fotos und mehr bequem für andere Personen freigeben. Sie erhalten dann einen Link, mit dem sie auf die Dateien – und nur auf diese Dateien – zugreifen können.

Klicke dazu mit der rechten Maustaste auf eine Datei oder einen Ordner in Deinem OneDrive-Ordner. Im Kontext-Menü findest Du die Funktion „Teilen“ mit blauer Wolke. In einem neuen Fenster kannst Du nun auswählen, ob die Person die Datei nur ansehen oder auch bearbeiten können soll.

Datei mit OneDrive teilen
Datei mit OneDrive teilen

Gib die E-Mail-Adresse der Person ein und klicke auf „Senden“. Alternativ kannst Du auch einen Freigabe-Link erzeugen und diesen beliebig weitergeben.

Einen Überblick über Deine freigegebenen Ordner und Dateien bekommst Du wieder über die Web-Oberfläche von OneDrive unter dem Reiter „Geteilt“.

OneDrive-Apps fürs Smartphone

Du kannst nicht nur per Surface oder PC mit Windows 10 auf die Cloud zugreifen. Die OneDrive-Apps fürs Smartphone sind kostenlos. Per App kannst Du wichtige Dateien damit unterwegs öffnen und für andere Personen freigeben.

OneDrive-App für Android
OneDrive-App für Android

Wenn Du möchtest, werden auch Deine Handy-Fotos automatisch in der Cloud gesichert. Außerdem kannst Du mit der OneDrive-App Dokumente und Fotos abfotografieren und direkt als Scan hochladen.

Speicherplatz von OneDrive erweitern

  • Wenn Du OneDrive mit einem kostenlosen Microsoft-Konto nutzt, hast Du in der Regel fünf Gigabyte Speicherplatz zur Verfügung. Das sollte für jede Menge Unterrichtsmaterial ausreichen.
  • Wenn Du eine Lizenz für Microsoft Office 365 hast, kannst Du in der Regel sogar 100 GB Speicherplatz nutzen.
  • Viele Lehrer, Dozenten, Schüler und Studenten haben Zugriff auf Office 365 für Bildungseinrichtungen. Mit einem entsprechenden Konto haben sie kostenlos mehr Cloud-Speicher zur Verfügung.

Wie nutzt Du die Microsoft-Cloud OneDrive? Was könnten die Entwickler besser machen? Ich freue mich auf Deine Erfahrungen als Kommentar unter diesem Artikel!

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